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MODULE « FERMETURE DE CAISSE »
Module de fermeture de caisse
PROCÉDURES
a) TOTAL OUVERTURE COMPTANT : Montant qui se trouve dans la caisse au moment de l’ouverture d’une session. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
b) FACTURES PAYÉES COMPTANT : Total des factures de la session en cours qui ont été payées comptant. Ce montant est transféré automatiquement.
c) MONTANT ADDITIONNEL REMIS : Lorsqu’un client utilise une carte de débit et désire obtenir un montant en surplus, par exemple s’il désire retirer vingt dollars de plus que le montant de la facture, les montants ainsi remis aux clients pour la session en cours sont totalisés ici.
d) DÉPÔTS DE CAISSE : Total des dépôts de caisse effectués durant la session en cours, on entend par dépôt de caisse un montant qui est retiré de la caisse pour réduire le montant du tiroir-caisse MAIS sans fermer la session. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
e) DÉPENSES DE CAISSE : Total des dépenses payées à même les fonds du tiroir-caisse, ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
f) AVANCES AUX EMPLOYÉS : Total des avances données aux employés directement avec l’argent qui se trouve dans le tiroir-caisse. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
g) REMBOURSEMENT DES AVANCES : Total des avances remboursés. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
h) AVANCES AUX ARTISTES (Vendeurs) : Montant qui est avancé aux vendeurs. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
i) COMMISSIONS PAYÉES AUX ARTISTES (VENDEURS) : Si le module de commission est utilisé, les commissions payées comptant aux vendeurs est inscrit ici. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
j) COMPTANT LAISSÉ DANS LA CAISSE : Montant laissé dans le tiroir-caisse après avoir retiré l’argent du dépôt de fermeture, c’est-à-dire l’argent pour l’ouverture de la prochaine session. Ce montant doit égaler le montant d’ouverture pour la prochaine session. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
k) COMPTANT EN MAIN : Calcul effectué par le logiciel pour établir le montant du dépôt qui devrait être déposé. Il y a une boîte qui indique les plus et les moins pour ce calcul sur le formulaire.
l) MONTANT DU DÉPÔT : Devrait égaler le champ « Comptant en main », si ce n’est pas le cas, alors la caisse sera en surplus ou en déficit, selon le cas. Ce montant est transféré automatiquement du module de gestion de la monnaie.
m) SECTION SURPLUS OU DÉFICIT DE CAISSE : Si le montant du dépôt est inférieur au champ « Comptant en main » vous avez un déficit de caisse, dans le cas contraire vous avez un surplus de caisse.
SECTION 2 → Section des factures payées autre que comptant :
Lorsque des factures sont payées par carte de débit ou de crédit, les totaux des différentes cartes acceptées par votre commerce y sont inscrits dans cette section, ces montants sont automatiquement mis à jour lorsque vous acceptez un paiement dans le module de facturation.
Dans le bas de cette section, il y a les totaux qui mènent au total reçu de la journée, ne confondez pas avec le total de ventes qui se trouve dans la section 7 du formulaire, le total reçu inclus les taxes perçues.
SECTION 3 → Section pour vérification d'une fermeture de lot pour les transactions effectuées sur votre clavier NIP :
Lorsque vous effectuez une fermeture de caisse, il est recommandé d'effectuer une fermeture de lot sur votre clavier NIP afin de vous assurer que les paiements ont bien été distribués. Vous n'avez qu'à entrer les montants de fermeture de lot dans cette section, les montants doivent être égaux, s'ils ne le sont pas, vous pouvez changer le mode de paiement en cliquant sur le numéro de la facture (Bleu) dans la section 5b ou 5c
SECTION 4 → Sélectionner l'utilisateur responsable de la caisse pour cette session:
Vous pouvez avoir jusqu'à 30 utilisateurs simultanément qui ont des transactions qui n'ont pas été fermées, veuillez noter que si vous n'avez qu'un tiroir-caisse, alors habituellement il n'y a qu'un seul responsable par session.
SECTION 5 → Section des différents onglets pour informations supplémentaires:
5 a: Section par défaut lors de l'ouverture de caisse, ce formulaire vous donne toutes les informations nécessaires pour une fermeture.
5 b: Section des factures payées comptant, vous pouvez visualiser toutes les factures payées comptant, pour changer un type de paiement, il vous suffit de cliquer sur la facture erronée, il vous sera alors permis de changer les informations s'y rattachant.
5 c: Section des factures payées autre que comptant, des changements sont également possible. (Voir 5 b)
5 d: Section des pourboires enregistrés pour la session en cours, il y a les détails des factures sur lesquelles un pourboire a été entré ainsi que le total de pourboires pour la session sélectionnée. Vous pouvez ainsi payer ce montant aux responsables de la session.
SECTION 6 → Impression de la fermeture de caisse.
Lorsque des factures sont payées par carte de débit ou de crédit, les totaux des différentes cartes acceptées par votre commerce y
SECTION 7 → Vérification des commandes issues et des commandes payées.
Formulaire qui vérifie que toutes les factures qui ont été créées ont bien été payées et reporter correctement afin de vérifier le balancement des journaux comptables et du Grand Livre.
SECTION 8 → Utilisateur en cours et numéro d'employé